Atendiendo a la normativa mercantil, tributaria y de prevención de blanqueo de capitales, las empresas deben mantener un gran archivo histórico. En el caso de ORO, contaba con un voluminoso archivo en papel que no solo ocupaba espacio, además, dificultaba enormemente la labor de consulta.

“En procesos como el de emisión de albaranes se producían varias copias de un mismo documento, lo que daba lugar a un enorme gasto de papel y mayores complicaciones para relacionar los albaranes con la orden de pedido y factura”, señala Elena Company, Business Controller en ORO.

Este hecho, implicaba una inversión de tiempo innecesaria por parte de los empleados y el riesgo de extravío de los documentos.  El contexto de la pandemia sentó las bases para impulsar este proceso de transformación en el que, tras analizar diferentes alternativas, ORO se decantó por Canon para llevar a cabo la digitalización de todo el archivo de su departamento financiero. Gracias al servicio de digitalización de facturas y a la solución empleada, homologada por la Agencia Tributaria, la compañía pudo destruir todo el papel del histórico, con el consiguiente ahorro de espacio y con todas las garantías, al contar desde ese momento con facturas digitales certificadas.

Flujos de trabajo 100% digitalizados

Tras consumar ese paso del archivo histórico de papel a digital, se hacía necesario integrar un sistema que permitiese establecer flujos de trabajo 100 % digitales que posibilitaran la continuación del negocio y del proyecto de digitalización de procesos. “Con el teletrabajo, y con todas las restricciones que hemos tenido debido al COVID-19, hemos seguido un proceso natural de aprobación y contabilización de facturas sin salir de casa. El reto era conseguir que, aunque no viniéramos a la oficina, pudiéramos avanzar con las gestiones diarias del negocio”, afirma Elena.

Gracias al proceso de digitalización documental, ORO ha logrado optimizar sus gestiones documentales gracias a la automatización de procesos, impulsando el trabajo colaborativo de aquellos empleados implicados en el proyecto. Ahora, la compañía se plantea la extensión del uso de la solución a nuevos departamentos y áreas de negocio. Para Aníbal Ayala, director general de ORO, “Ha sido una medida muy eficiente para todas las áreas, sobre todo para las personas que tenían que autorizar facturas. El tiempo dedicado esta tarea se ha reducido en un 50%”.

Para más información: https://www.canon.es/business/insights/case-studies/oro-digitaliza-se-negocio/