Compuesta por numerosos edificios patrimonio de la humanidad, la histórica Universidad Pontificia de Salamanca es un ejemplo de cómo materializar el compromiso con el medioambiente y adaptarse a las exigencias del mercado marcadas por la digitalización. Su plan estratégico de cara a los próximos años pasa por la reducción del impacto medioambiental. Para impulsar este proyecto de digitalización y disminución del uso de papel, la Universidad ha incorporado 100 nuevos equipos multifunción de la gama imageRUNNER ADVANCE.
Concretamente, han seleccionado los modelos imageRUNNER ADVANCE C5035i EQ80, imageRUNNER ADVANCE C5200i, imageRUNNER ADVANCE 4225i e imageRUNNER 1435i. Estos equipos eliminan en gran medida el uso de papel y agilizan los procesos administrativos. Las impresoras se repartirán entre las 10 facultades distribuidas entre la Sede Central, el Campus de Champagnat y el Campus de Madrid, además de en los centros teológicos con los que cuenta la Universidad.
El reto de la digitalización de la gestión documental
Entre los problemas más habituales que registraba la Universidad destacaba el relacionado con la gestión de labores de mantenimiento, repuesto y renovación de los dispositivos, debido a que su parque contaba con diferentes proveedores. En este sentido, la compañía buscaba centralizar el parque de impresoras en un solo proveedor y acelerar los procesos de digitalización en la gestión documental, sin necesidad de recurrir al papel.
Además, ante la Universidad se presentaban cada vez más retos, entre los que se encontraba la eliminación de problemas técnicos debido al uso de dispositivos de segunda mano, ofrecer a cada departamento equipos adaptados a sus necesidades, mejorar la eficiencia medioambiental y disminuir el número de copias y el empleo de papel.
El compromiso medioambiental y la personalización del servicio, claves para confiar en Canon
El principal paso dentro de su proyecto de digitalización era la modernización del parque de impresión con la incorporación de dispositivos nuevos y eficientes que permitieran escanear y gestionar documentos en formato digital. Así, la Universidad eligió los equipos imageRUNNER ADVANCE con los que se consiguió prescindir en gran medida del papel y se logró mayor agilidad en los procesos administrativos.
La Universidad de Salamanca no ha tardado en percibir los resultados. En primer lugar, ha conseguido automatizar procesos en la aprobación de proyectos eliminando los documentos impresos, lo que además ha contribuido a reducir el uso de papel. Por otro lado, la incorporación de los equipos de Canon ha supuesto un ahorro en el gasto destinado a dispositivos de impresión en un 25% anual. Finalmente, la centralización del parque de impresión con la tecnología de Canon ha permitido mejorar la atención y el servicio, al disponer de un único servicio técnico.
Manuel José Moro Rodríguez, responsable del departamento de compras de la Universidad Pontificia de Salamanca, afirmó: “ Decidimos apostar por los equipos imageRUNNER ADVANCE de Canon teniendo en cuenta tres criterios fundamentales: el plano económico, el respeto al medioambiente y la atención recibida por parte del equipo de Canon. Su tecnología de impresión y gestión documental nos ha permitido agilizar los procesos administrativos y ahorrar mucho papel en copias innecesarias. todos los departamentos están contentos y todo el mundo está funcionando, no hay quejas”.
Por su parte, Andrés Sánchez-Moreno, Document Solutions Business Unit Director de Canon España, destacó: “ Ayudar a la Universidad Pontificia de Salamanca en su proceso de digitalización, y con ello, reducir el impacto medioambiental, ha sido un todo un reto, dado el elevado volumen de documentos e información que maneja una institución con la historia y trayectoria que tiene la UPSA. La confianza que han depositado en nosotros y la buena relación que mantenemos con ellos nos animan a seguir ayudándoles en todo lo que necesiten”.