Mayor accesibilidad, ahorro y productividad
Volkswagen Financial Services apuesta por la innovación con las soluciones de gestión documental de Canon
Un servicio adaptado para una solución integrada
La plataforma estuvo operativa en sólo cuatro meses, los necesarios para que los técnicos de Canon realizasen con la precisión requerida los procesos de consultoría, análisis, integración, definición de excepciones con el sistema SAP, pruebas, optimización y formación.
Un proceso minucioso y completo en el que se contemplaron todas las posibilidades y que ha dado como resultado la completa adaptación de la solución de gestión documental a las necesidades concretas de la compañía.
Procesamiento de facturas ágil y reducción del uso del papel
El proceso de aprobación de facturas incluye ahora una serie de automatizaciones para agilizar el trabajo, asegurar el cumplimiento de tiempos y reducir drásticamente el uso de papel impreso. “Una vez que la factura entra en Therefore se inicia el flujo de trabajo estipulado. Es decir, reconoce los datos de cada factura, extrae su información y se añade como fichero digital al gestor de datos que se envía directamente al sistema de contabilidad SAP y, de forma automática, sin que nadie más intervenga, se contabiliza la factura”, indica Santiago Aceituno, responsable del proyecto en el área de negocio.
Tras comprobar y contrastar distintas soluciones, Volkswagen Financial Services se decidió por la solución de gestión documental de Canon, Therefore, a la que añadió un módulo de captura y reconocimiento automático de facturas. Sobre la decisión, Ángel Montesinos, Responsable del proyecto en el área de sistemas en Volkswagen Financial Services, indica: “Tras un piloto de un mes pudimos comprobar que Therefore tiene una interfaz de usuario más sencilla que el resto de soluciones y, tras un año, la aceptación está siendo muy positiva.
Canon Therefore: Control, Ahorro, Seguridad y Futuro
- Control: La compañía sabeen todo momento el estado de cada factura para tomar decisiones en tiempo real si surgen problemas en algún punto del proceso.
- Agilidad: Se han estipulado automatismos para evitar errores y eliminar la introducción manual de datos.
- Ahorro y sostenibilidad: Se ha disminuido el espacio destinado al archivo físico reduciendo drásticamente la cantidad de papel, el coste de su gestión y el impacto medioambiental.
- Futuro: El éxito del proyecto ha dado pie a que la empresa cuente con Canon para desarrollar tres nuevos proyectos para optimizar los procesos documentales de otras áreas.
Ángel MontesinosHEMOS DISMINUIDO EL ESPACIO DESTINADO A ARCHIVO FÍSICO. CONTÁBAMOS CON UNA EMPRESA QUE GUARDABA LOS FICHEROS IMPRESOS QUE NOS SUPONÍA UN GASTO ADICIONAL QUE AHORA AHORRAMOS.
Responsable de proyecto del Área de Sistemas
Volkswagen Financial Services
Renovación tecnológica
Hasta 2014, la aprobación de facturas en Volkswagen Financial Services era, como en tantas otras empresas, un proceso manual de inicio a fin. Algo que en su caso se volvía más complejo al estar sujeto a un circuito de gestión para esta clase de documentos de hasta cinco niveles, con procesos de recepción, validación o contabilidad, en los que pueden intervenir más de 60 personas. La compañía se planteó entonces disponer de un sistema de gestión documental que evitase que, cuando recibían una factura, tuviesen que buscar al proveedor que la había pedido, remitir la factura de un despacho a otro para incluir manualmente los datos, sellos y firmas pertinentes sobre los documentos impresos y, posteriormente, introducir la factura final en su sistema de contabilidad, además de guardar y mantener el documento físico en un archivo.
Volkswagen Financial Services puso en marcha un concurso con tres proveedores con el que perseguía eliminar el papel en sus procesos documentales, agilizar los procesos de aprobación de facturas de proveedores, ahorrar papel evitando impresiones innecesarias y evitar posibles pérdidas de facturas.
Tras comprobar y contrastar distintas soluciones, Volkswagen Financial Services se decidió por la solución de gestión documental de Canon, Therefore, a la que añadió un módulo de captura y reconocimiento automático de facturas.
Hemos conseguido un control total. Sabemos en todo momento en qué estado se encuentra cada uno de los documentos, lo que nos permite tomar decisiones en tiempo real si surgen cuellos de botella en algún departamento.
