Facilidad de acceso a los documentos, máximo control y seguridad
Grupo Orenes incrementa su productividad con un nuevo sistema de gestión documental
La solución de gestión documental de Canon proporciona más control y seguridad
Orenes Grupo ha optado por la solución de gestión documental de Canon, que proporciona más control y seguridad en el almacenamiento de su documentación y que se ha implementado de forma flexible y progresiva en los distintos departamentos.
Ahora existe un servidor centralizado que clasifica, indexa y almacena la documentación de todas las comunidades autónomas y controla el acceso integrándose con el directorio de usuarios del cliente, permitiendo el acceso de usuarios externos mediante la autentificación.
La solución se ha integrado de forma personalizada en los distintos departamentos y elimina los costes de impresión y envío de facturas, optimizando tiempos.Además, se han homogenizado y optimizado los flujos de trabajo, que eran distintos en cada delegación.
Un nuevo gestor documental que se adapta a todos los requisitos
La puesta en marcha del gestor documental se realizó rápidamente, en menos de dos meses. En un primer momento, se estableció en el Departamento de Operaciones, dedicado a gestionar las licencias para la instalación de máquinas recreativas. La instalación se inició en la Comunidad Valenciana, que tenía almacenados 1.300 documentos de forma local sin copia de seguridad y que pasó a generar toda la documentación de manera electrónica.
Actualmente, se usa también en Murcia, Madrid, Cataluña, Castilla La Mancha, Baleares y Canarias. Tras esta primera fase, la solución se implementó en más áreas, como las de asociados, en los listados de facturación y en las bases de datos de conocimiento -una plataforma propia desarrollada por Orenes para la consulta de procesos e instrucciones de programadores e informáticos.
Adaptabilidad en la puesta en marcha
José Chico Bernal, director del Departamento de Informática, destaca la flexibilidad de la solución durante todo el proceso de implementación y durante su posterior uso: “Canon nos permitió iniciarnos en la gestión documental sin tener que utilizar nuestros recursos. Es decir: nos reunimos con el equipo humano de Canon para orientarlos y fueron capaces de desarrollar el proyecto de forma independiente con resultados muy satisfactorios”.
NUESTRA SEDE DE MURCIA NO TIENE QUE HACER TODO EL TRABAJO, SINO QUE CADA DELEGACIÓN TRAMITA SU DOCUMENTACIÓN Y LA REPORTA A LA CENTRAL
Renovación tecnológica en la gestión de documentos
José Chico explica que, tras un año usando la solución, las ventajas son claras para los empleados de la compañía: “El usuario que tenía que tratar en su ordenador todos los documentos ha visto los beneficios porque ha delegado trabajo, nuestra sede de Murcia no tiene que hacer todo el trabajo, sino que cada delegación tramita su documentación y la reporta a la central”, afirma.
La herramienta de Canon ha mejorado el control y la seguridad en el manejo de toda la documentación. José Chico explica que “ahora tenemos un servidor que almacena la base de datos, realiza copias de seguridad independientes y controla el acceso de los usuarios mediante una autentificación y contraseña, mientras que antes cada usuario tenía que guardar la documentación en su ordenador; un sistema que no ofrecía ninguna garantía de seguridad”.
La solución, escalable en el tiempo, ha permitido a Orenes Grupo acometer de forma fácil y progresiva su incorporación en distintos departamentos. Además, el gestor documental ha contribuido a la homogenización de los flujos de trabajo, que anteriormente variaban dependiendo de cada comunidad autónoma. Por último, gracias a la centralización y archivo digital, se han ahorrado el tiempo, los costes y las grandes cantidades de papel impreso que suponían el envío físico de facturas y otro tipo de documentación.
José Chico BernalAHORA TENEMOS UN SERVIDOR QUE ALMACENA LA BASE DE DATOS, REALIZA COPIAS DE SEGURIDAD INDEPENDIENTES Y CONTROLA EL ACCESO DE LOS USUARIOS MEDIANTE UNA AUTENTIFICACIÓN Y CONTRASEÑA.
Director del dpto. de Informática
