Haya Real Estate es una de las compañías españolas líderes en la gestión de activos financieros e inmobiliarios. La empresa fue creada en el año 2013 y, a día de hoy, gestiona activos y vehículos financieros e inmobiliarios para una amplia variedad de clientes, desde instituciones financieras hasta inversores internacionales. En total, Haya es responsable de 10.600 millones de euros en activos bajo gestión hasta marzo de 2023.

La oferta de productos y servicios de Haya abarca la totalidad de la cadena de valor para la gestión de los préstamos con garantía hipotecaria y los activos inmobiliarios adjudicados. Ofrece servicios de gestión de deuda, que incluyen la valoración, gestión y recuperación de préstamos y la conversión de las obligaciones de los préstamos en activos inmobiliarios adjudicados, ya sean de empresas o particulares. Abarcan un amplio abanico que comprende su recepción, gestión, mantenimiento y valoración, así como su comercialización o venta, o la gestión de arrendamientos. La completa oferta integrada de Haya de soluciones de servicing inmobiliario también incluye el asesoramiento de carteras (selección, valoración y negociación), el asesoramiento y la gestión en el desarrollo de suelo, la finalización de obras en curso, el asesoramiento inmobiliario especializado y la intermediación.

El objetivo era ofrecer a la compañía un servicio de gestión de la recepción, clasificación y distribución de todas las notificaciones emitidas por las Administraciones Públicas.

Este servicio debería proporcionar a Haya Real Estate la capacidad para gestionar y distribuir el gran número de notificaciones recibidas, aumentando la productividad y la eficiencia. Además, había que resolver el gran desafío de reducir el riesgo de sanciones, garantizando una distribución de las notificaciones en tiempo y forma al responsable de la gestión.

Haya Real Estate gestiona una cartera de ~105.000 inmuebles y es responsable de responder todas las notificaciones de las AAPP relacionadas con los servicios que presta. Dicha labor implica manejar un volumen de notificaciones muy elevado: “Actualmente gestionamos una cartera de más de 100.000 activos inmobiliarios distribuidos por todo el territorio nacional. En España existen más de 8.000 ayuntamientos emitiendo notificaciones y en muchos de ellos tenemos algún activo.” (Antonio Navas, Director de Gestión de Operaciones). Realizar esta tarea de forma manual supone no solo una gran carga de trabajo e implicación de recursos humanos, sino un riesgo para la compañía. “Muchas de las notificaciones que gestionamos tienen un plazo de atención que, si no se respeta, puede suponer sanciones elevadas.” (Marta Hernández, Responsable de Performance de Operaciones).

Haya Real Estate buscó entre varios proveedores alguna herramienta que pudiera satisfacer unas necesidades tan específicas como las suyas. “Por nuestra condición de servicer y por la cantidad, tanto de certificados como de activos que tenemos, éramos un desafío para aplicar el uso general que se hace de las herramientas […] Adaptar nuestra realidad multicliente y multicertificado a la gestión unitaria y con calidad, es algo que hemos conseguido trabajando conjuntamente con Canon.” (Marta Hernández, Responsable de Performance de Operaciones). A través de su departamento de sistemas, que ya trabajaba con Canon, conocieron el catálogo de soluciones y empezaron a trabajar en su caso particular.

El proyecto se llevó a cabo en dos fases. La primera etapa, de consultoría, tuvo una duración de 5 meses. En este periodo se definió el proceso ad hoc que daba respuesta a las necesidades de gestión de Haya. Además, se realizó un mapeo de todas las sedes con sus correspondientes organismos públicos, los activos a gestionar en cada una, los apoderamientos y los certificados necesarios. La segunda fase fue mucho más rápida y se ocupó en implementar la herramienta diseñada por el equipo de Canon.

La solución consistió en el desarrollo de una plataforma en la nube capaz de centralizar todos los certificados y monitorizar todas las sedes electrónicas para consultar, de forma automatizada, las notificaciones electrónicas. Complementariamente, se utilizó una solución de dispatching para remitir cada una de ellas al departamento de Haya Real Estate correspondiente. Además, el servicio también incluyó un equipo humano que garantizase que el 100 % de las sedes electrónicas estuvieran monitorizadas y que no se perdiera ninguna notificación. “El servicio de Canon nos ha permitido gestionar muchísimo más volumen de trabajo y hacerlo mucho más rápido, más que duplicando la productividad.” (Antonio Navas, Director de Gestión de Operaciones).

• Gestión automática de las notificaciones: la solución rastrea, monitoriza y descarga de forma automatizada todas las comunicaciones que emiten los diferentes organismos públicos.
• Minimización del riesgo: reducción del número de sanciones por no responder a una notificación a tiempo. Optimización de los recursos: se ha duplicado sobradamente la productividad.
• Mayor orden interno: gracias a la definición del proceso y el mapeo de sedes, necesario para implementar la solución, se consiguió una sustancial mejora en la organización interna de la compañía para la gestión de las notificaciones.