Gracias a las soluciones de gestión de la información de Canon, Grupo Puma ha conseguido automatizar y agilizar diferentes procesos en varias áreas de la compañía.

Grupo Puma, que cuenta con 40 años de historia, se dedica a la fabricación y comercialización de material de construcción, derivados del cemento con adhesivos o productos para el revestimiento de fachadas y suelos. La empresa nació en Andalucía y ha crecido hasta consolidar 20 centros en España. Desde hace unos años el Grupo apuesta por la Internacionalización y ha conseguido expandirse a países de Asia, América Latina, Oceanía y Oriente Próximo. Actualmente, Grupo Puma realiza exportaciones a 55 países, con presencia física, además de en Portugal, en Francia, Argelia, Marruecos, Costa Rica, Colombia, India y Dubái.

Debido a la compleja y extensa estructura de Grupo Puma, la compañía necesitaba implementar una plataforma que facilitase la gestión documental.

Se detectó que existía un amplio margen de mejora en varios de los procesos documentales.

En concreto, el departamento de administración central recibía las facturas y estas tenían que ser aprobadas por cada una de las fábricas, previo escaneado, o bien eran las fábricas las que recibían las facturas directamente, para después enviarlas físicamente al departamento central, donde se registraban y se archivaban manualmente. Un proceso altamente ineficiente que suponía costes de transporte, dedicación de personal y riesgo de extravío de la documentación.

Además, la documentación logística, que incluye albaranes y cartas de porte, entre otros, se gestionaba en formato impreso, lo que no solo incurría en un coste de impresión y un proceso de firma ineficiente, sino que además implicaba un considerable trabajo de archivo. Por último, los contratos con los clientes eran gestionados por cada equipo comercial individualmente. Esto implicaba imprimir el contrato, llevarlo al cliente para su firma, para luego digitalizarlo y almacenarlo.

Gracias a la implementación de ThereforeTM, Grupo Puma ha conseguido optimizar la gestión documental consiguiendo que las facturas de proveedores puedan archivarse automáticamente y digitalizarse mediante la detección de metadatos relevantes: “Las facturas recibidas por correo se guardan directamente, mientras que las físicas se digitalizan y certifican mediante el software de Canon”, señala Yolanda de Cassio, Departamento de Contabilidad.

Para este proyecto, Grupo Puma barajó diversas opciones de proveedores para encontrar una herramienta que proporcionara mayor eficiencia en sus procesos: “Lanzamos la propuesta a tres empresas con tres softwares diferentes, tomamos las respuestas que nos dieron y finalmente nos quedamos con Canon por varios motivos: en primer lugar, porque la interfaz que nos ofrecía nos parecía más amigable, más sencilla, por lo que pensamos que sería más fácil para que los usuarios se adaptasen”, apunta Manuel García, Director de Proyectos. Además, desde el punto de vista técnico, la solución se fundamenta en una base de datos SQL, utilizando los mismos conceptos tecnológicos de programación que posee el departamento de sistemas de Puma.

Gracias a la implementación de ThereforeTM, se ha conseguido reducir tanto costes como tiempos de gestión documental, mientras se garantiza el correcto funcionamiento de los distintos departamentos y el cumplimiento de la normativa: “Cuando analizamos el proyecto, estimamos un ROI de 4 años. Pasados poco más de tres años ya hemos recuperado la inversión completamente. Gracias a Therefore hemos logrado ahorros relevantes en la gestión de las facturas de proveedores, que hasta ahora debíamos realizar de forma física. Esto suponía entre 2 y 3 días de trabajo y actualmente en torno a 1 hora”, concluye Bocanegra.

Grupo Puma ha conseguido además implementar un proyecto para la digitalización de la documentación logística, que ahora se genera, se firma y se envía al cliente de forma digital para después quedar archivada en ThereforeTM. El resultado es un proceso más eficiente, que permite el seguimiento y control de los envíos en tiempo real, además de agilizar la consulta de la documentación.

Asimismo, se ha llevado a cabo con éxito un proceso para gestionar los contratos con clientes de forma digital. Cuando es necesario modificar las condiciones comerciales, se envía una solicitud de cambio por correo electrónico a través de ThereforeTM, se recoge la firma del cliente de forma digital y se archiva automáticamente en el gestor documental. Un proceso controlado y estandarizado que permite un mayor seguimiento de los contratos y condiciones comerciales, un almacenamiento seguro, accesibilidad sencilla y un significativo ahorro en tiempo y costes.