El Ayuntamiento de Alcobendas apuesta por aumentar la eficiencia y mejorar la atención al ciudadano
Reducción del uso del papel y los gastos asociados reduciendo el impacto medioambiental
El Ayuntamiento de Alcobendas apuesta por la generación de Copias Electrónicas Auténticas
El Ayuntamiento de Alcobendas cuenta con un plan estratégico de modernización constante. Así, en 2015 se planteó la necesidad de disponer de una solución documental para generar Copias Electrónicas Auténticas de documentos en papel que aumentase la eficiencia de los procesos administrativos y mejorase la atención al ciudadano.
Otro de los objetivos planteados con el nuevo proyecto era la reducción del uso de papel para disminuir tanto el gasto en impresiones como el volumen de archivo y aumentar el respeto medioambiental. Por último, el Ayuntamiento necesitaba que la solución elegida se integrase en su gestor documental, para que las Copias Electrónicas Auténticas se guardasen de manera automática y estuviesen siempre disponibles.
"La adaptación ha sido sencilla"
Scan2NTI ayuda al Ayuntamiento de Alcobendas en un momento de transición a un futuro en el que la gestión y la comunicación, tanto con ciudadanos como con otras administraciones públicas, serán completamente electrónicas.
Las Copias Electrónicas Auténticas son generadas ahora de manera sencilla a través de los equipos multifunción que ya tenían e incluyen la imagen, la firma, el sellado de tiempo y los metadatos obligatorios. De cara a realizar futuras búsquedas, más eficientes, los empleados pueden añadir metadatos complementarios.
Además, Scan2NTI se integra con los Sistemas de Gestión de Expedientes o Sistemas de Registro, con la Red SARA y con @firma y es compatible con Prestadores de Servicios de Certificación como ACCV, FNMT, Catcert, Firmaprofesional, Camerfirma e Izenpe.
El Ayuntamiento de Alcobendas instala la solución Scan2NTI de Canon para minimizar el uso del papel
Tras revisar diferentes soluciones, el Ayuntamiento de Alcobendas apostó por Scan2NTI, la solución de Canon para que la Administración Pública pueda generar Copias Electrónicas Auténticas de documentos en papel.
Sergio Caballero, director de informática del Ayuntamiento, comenta: “El marco legal de leyes como la 11/2007 o la 39/2015 promueve que todos los documentos estén en formato electrónico y prime el formato electrónico sobre el papel. Sin embargo, nosotros pensamos en esta solución antes de que se promulgaran esas leyes. Nos queríamos adelantar para minimizar el uso de papel y realizar una gestión completamente electrónica. La aparición de leyes en este sentido no hace sino corroborar y dar fuerza a nuestra apuesta por una administración más moderna y responsable con el medioambiente”.
La adaptación ha sido sencilla porque el producto es sencillo. Básicamente, pulsar un botón y rellenar una serie de pequeños campos.
Sergio Caballero
Director de informática del Ayuntamiento de Alcobendas
Una modernización constante para mejorar la atención al ciudadano
En un mes y medio utilizando Scan2NTI hemos creado alrededor de 1000 Copias Electrónicas Auténticas. Los resultados son prometedores.
