La automatización no es un fenómeno nuevo. Impulsados por la necesidad de aumentar la productividad, los humanos han ideado tecnologías para completar tareas sin ayuda. Durante siglos, desde los telares de vapor hasta la línea de montaje de automóviles, la automatización ha ayudado a liberar a los empleados de las tareas rutinarias y repetitivas para que los lugares de trabajo sean más eficientes ¹.

Pero en el trabajo de oficina, la automatización adopta formas diferentes. Los trabajadores del conocimiento añaden valor al crear y compartir información, por lo que poder hacerlo de forma más eficaz supone un gran impulso para la competitividad.

Recientemente, hemos investigado cómo están cambiando los procesos en el lugar de trabajo, incluida la forma en que las organizaciones gestionan los documentos y la información, y hemos aprendido que las empresas están empezando a aplicar la automatización de diversas formas. Esto, a su vez, ha permitido obtener ventajas que van mucho más allá de la eficiencia, como la mejora de la experiencia del cliente y el mantenimiento de la seguridad y el cumplimiento.

Sin embargo, también vimos que muchas empresas tienen dificultades para pasar de formas más básicas de automatización a tipos avanzados. Entonces preguntamos:¿por qué?

Aunque la automatización ya era un sector en rápido crecimiento antes de la pandemia, en los últimos años se ha observado un aumento de su uso, con un crecimiento del mercado global de la automatización de procesos empresariales de 5100 millones de dólares en 2016 a 12 700 millones de dólares en 2021 ² . La pandemia aceleró este proceso porque impulsó a muchas empresas a digitalizar grandes áreas de sus operaciones³ . De hecho, según McKinsey, la adopción de la tecnología tuvo lugar unas 25 veces más rápido que antes de la pandemia ⁴.

¿El resultado? Las empresas avanzaron significativamente en la automatización de funciones empresariales que antes se habían pasado por alto, como el servicio de atención al cliente, RR. HH. y el procesamiento de facturas, que implican procesos repetitivos que son adecuados para la automatización, incluso si muchas empresas no podían priorizar esto antes.

McKinsey también descubrió que con estos avances, las conductas han pasado de utilizar la automatización para reducir los costes a obtener una ventaja competitiva⁵ . A medida que la automatización se hace más avanzada y se aplica a procesos empresariales más complejos, ofrece más ventajas estratégicas.

Nuestra investigación incluía preguntar a los responsables de TI sobre sus experiencias con la automatización. A partir de sus respuestas, identificamos tres áreas clave en las que observaron beneficios de forma constante:

La productividad es uno de los beneficios más comúnmente asociados con la automatización, y nuestras investigaciones lo demuestran. El 37 % de los ITDM afirmó que permite a los equipos trabajar de forma más eficiente, lo que lo convierte en el principal beneficio.

El 32 % de los ITDM descubrió que su inversión en automatización facilitaba la gestión del cumplimiento y la protección de la información crítica.

El 34 % de los ITDM con los que hablamos dijo que la automatización les ayudó a mejorar la experiencia del cliente, uno de los tres principales beneficios.

Claramente, los ITDM están satisfechos con la automatización que tienen en marcha. Pero, ¿hay ámbitos en los que podrían ir más allá para aportar más beneficios de la automatización a sus empresas?

La protección de datos es una preocupación constante para los ITDM y, con el aumento de las formas de trabajo virtuales e híbridas, a las organizaciones les resulta más difícil realizar un seguimiento del comportamiento de los empleados. El 36 % de los ITDM dijo que saben o creen que los empleados no están siguiendo los procesos de cumplimiento, por lo que no es de extrañar que ya estén invirtiendo en tecnología de gestión de documentos digitales para obtener una mejor visibilidad y control sobre cómo fluye la información en su organización.

Por ejemplo, el 53 % de los ITDM cuenta con derechos de acceso automáticos, lo que garantiza que los empleados sin aprobación no puedan acceder a documentos confidenciales. El 51 % ha aplicado automáticamente plazos de almacenamiento para garantizar que los documentos confidenciales se eliminan de acuerdo con el RGPD.

En conjunto, alrededor de la mitad de los ITDM afirman haber implementado cualquiera de las posibles oportunidades de gestión digital de documentos disponibles por las que hemos preguntado.

Cuando analizamos implementaciones más complejas que abarcaban flujos de trabajo completos, nos dimos cuenta de que la adopción de esta fase de automatización por parte de los ITDM es notablemente menor. Es importante destacar que estos son los tipos de automatización que más impacto tienen, ya que pueden transformar la experiencia de los empleados y los clientes.

Por ejemplo, solo el 29 % de los ITDM ha automatizado sus comunicaciones con los clientes, y solo el 30 % puede proporcionar actualizaciones de estado automáticas para los clientes.

Entonces, ¿qué va mal y cómo pueden los ITDM cerrar la brecha para asegurarse de no quedarse atrás?

La introducción de la automatización del flujo de trabajo es simplemente más compleja. Sin embargo, durante nuestra investigación, quedó claro que la implementación de una automatización tan amplia puede resultar desalentadora por otra razón en particular: los problemas de compatibilidad entre la tecnología nueva y la existente. Por eso, cuando los ITDM eligen tecnologías nuevas, enumeraron la compatibilidad con la infraestructura de TI existente de su organización como su principal consideración.

Dado que las organizaciones operan ecosistemas tecnológicos cada vez más complicados, no es de extrañar que las actualizaciones y la innovación no sean fáciles. Nuestra investigación encontró que el 27 % de los ITDM experimentó retrasos durante su última gran implementación de tecnología, y el 23 % instaló la tecnología, pero descubrió que la funcionalidad no era adecuada para su propósito. Lo que se suponía iba a hacer que una empresa fuera más eficaz en la gestión de la información puede, si se maneja de forma incorrecta, tener el efecto contrario.

En muchos casos, la elección del socio adecuado durante la implementación de una nueva tecnología marca la diferencia entre el éxito o el fracaso. Nuestra investigación indicó que colaborar con el socio equivocado puede exacerbar los retos de compatibilidad. Por eso, elegir un socio con experiencia en la integración y organización de soluciones puede ayudar a los ITDM a minimizar cualquier interrupción e incertidumbre.

Hemos visto que aumentar su madurez digital ofrece a las empresas los componentes básicos para ser más ágiles. La automatización es una parte fundamental de este viaje, ya que mejora la experiencia de los empleados y los clientes, y proporciona a las IDTM un mayor control y visibilidad de la información en sus organizaciones.

Sin embargo, para aprovechar al máximo la automatización, las empresas deben estar preparadas para crear un plan de crecimiento que evite los obstáculos a la compatibilidad. Y al encontrar el socio adecuado, este movimiento continuo hacia un futuro automatizado se vuelve mucho menos intimidante.

Descarga nuestro informe ahora para descubrir los retos a los que se enfrentan los ITDM en la actualidad, cómo se mide la madurez digital de una empresa y las áreas en las que puedes invertir para crear una estrategia de automatización práctica.