Captura de datos más inteligente: la clave para una gestión de la información más sencilla

Entrada de datos: en evolución pero aún presente

Antes de la aparición de los ordenadores, la captura de información era un proceso de documentación manual. Los documentos, como facturas, cartas de solicitud de empleo y comunicaciones con los clientes, llegaban por correo postal. Esta información en papel se abría, leía y archivaba, y los empleados dedicaban mucho tiempo registrándola en libros de registro y libros de contabilidad.

Desde la llegada de la informática, el proceso de introducción de datos se ha digitalizado y ahora los empleados introducen la información en hojas de cálculo y plantillas digitales. No obstante, las empresas siguen recibiendo información en diversos formatos, desde papel físico hasta PDF. Esta digitalización parcial, o entorno híbrido, aumenta la complejidad de la gestión de la información en un negocio moderno.

Los empleados se llevan la peor parte de este desafío, pues pasan un valioso tiempo copiando información de documentos impresos en plantillas digitales y escaneándola para garantizar que se pueda archivar en registros de almacenamiento digital. Incluso los datos de documentos ya digitales, como los PDF, se deben transferir a menudo manualmente a las plantillas correctas para su procesamiento. Estos flujos de trabajo con mucha carga administrativa tienen ramificaciones a gran escala, lo que se suma a las ineficiencias generales de la empresa.

Extracción de información

Los avances en inteligencia artificial y tecnología de extracción de datos, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para transliterar información escrita en formatos estructurados y no estructurados, permiten extraer valor de cualquier tipo de documento. Tanto si se trata de un documento físico como digital, las soluciones de captura avanzadas pueden extraer contenido de cualquier documento y convertirlo en datos listos para usar.

Este proceso también hace que la localización de la información de estos documentos sea mucho más sencilla, ya que los datos se pueden indexar. Al facilitar la localización, extracción y procesamiento de los datos, las soluciones de captura presentan otras oportunidades, por ejemplo, la facilitación del análisis de documentos y el almacenamiento más seguro de los datos. Si la información de un documento está etiquetada o indexada, resulta más fácil aplicar reglas sobre los requisitos de seguridad y cumplimiento para almacenar esos documentos.

Lo más importante es que, al extraer automáticamente datos de documentos de varios formatos dispares, las soluciones de captura inteligente pueden reducir drásticamente el tiempo que el personal dedica a tareas administrativas manuales, como la introducción de datos.

El momento de la transformación

Los empleados estiman que dedican alrededor de un cuarto de su jornada a tareas administrativas^[4]; para cualquier organización, transformar este tiempo en actividades que generen valor debería ser una prioridad. La ineficiencia sigue siendo un problema común y arraigado en las empresas modernas, pero hay formas sencillas de contrarrestarlo y una captura más inteligente es un elemento crucial.

Para los equipos de TI que se estén planteando dónde invertir, el mejor enfoque es identificar los departamentos que utilizan gran cantidad de documentos y dedican mucho tiempo a la introducción y el procesamiento de datos. Estos son los departamentos en los que la inversión en una mejor tecnología de captura y automatización puede generar valor real para el negocio, acelerar el procesamiento, reducir los costes operativos, aumentar la seguridad y mejorar la eficiencia en general.