¿Estás preparado para un futuro de trabajo remoto?

Aunque el futuro es incierto, si algo sabemos es que la necesidad de digitalización se ha incrementado rápidamente. Contar con la tecnología e infraestructura adecuadas será clave para sobrevivir en un entorno que prevemos será inestable durante algún tiempo. Es el momento de comenzar a agilizar tu empresa y capacitar a tu equipo invirtiendo en tecnología y sistemas que permitan formatos de trabajo más flexibles.

Pero ¿cómo de preparado estaba tu negocio antes de estos cambios inesperados que estamos viviendo a nivel global? ¿Estás listo para transformar tu gestión con una fórmula que se adapte mejor a esta “nueva normalidad” a largo plazo? Solamente en Reino Unido, menos del 50 % de los trabajadores de oficinas confían en que la infraestructura actual de su compañía pueda soportar un trabajo remoto seguro y productivo . Y no es demasiado sorprendente darse cuenta de que cada empresa se encuentra en un nivel diferente de madurez cuando hablamos de transformación digital. El panorama empresarial tal y como lo conocemos se compone de una amplia variedad de entornos de trabajo híbridos en los que se utilizan prácticas mixtas tanto en papel como en digital.

Por lo tanto, aunque muchas empresas no estuvieran preparadas, la situación actual va a forzarlas a tomar las riendas en este cambio. Pero eso no significa que la adaptación tenga que ser complicada o costosa. Teniendo en cuenta las oportunidades y beneficios que ofrece una fuerza de trabajo remota, ¿por dónde deberías empezar esta transformación?

¹ https://www.forbes.com/sites/charlestowersclark/2020/03/27/will-remote-work-become-the-new-normal/#1918a2eccd1c

Qué tener en cuenta para facilitar el trabajo remoto a largo plazo

Si te gustaría implantar de forma exitosa el trabajo remoto a largo plazo, tu empresa va a necesitar un ecosistema que facilite un enfoque dirigido a lo digital. Para lograrlo, hay cuatro áreas importantes a las que deberías prestar atención:

1) Tecnología – probablemente el área más importante a considerar, porque las elecciones que tomes en este ámbito van a ser un aspecto decisivo en cómo se organiza el teletrabajo en tu empresa. La infraestructura, los dispositivos físicos y las herramientas digitales que elijas para tus empleados necesitan estar diseñadas atendiendo al principio de flexibilidad.

Eso no solo implica cambiar los ordenadores de sobremesa por portátiles. Imagina que tu negocio se encuadra en el sector legal o educativo, en estos casos, la naturaleza de tu trabajo hace que el acceso a una impresora o escáner de calidad profesional sea tan importante como disponer de un ordenador portátil – ya sea en casa o en un espacio de coworking.

Piensa seriamente en qué ajustes pueden ayudar a tu equipo a llevar a cabo su trabajo y a sentirse cómodos con los servicios basados en la nube. Cuanto más sencillas sean las herramientas de trabajo remoto, más receptivo estará el equipo y será menos probable que tengas que enfrentarte a los caros desastres que pueden surgir cuando tus empleados combinan la tecnología de trabajo con otras soluciones diseñadas para un uso personal.

Y no nos olvidemos del mantenimiento y las revisiones. Mantener una conexión robusta con nuestro departamento de TI es imprescindible para asegurarnos de que las aplicaciones y los parches necesarios se apliquen en el momento adecuado.

2) Herramientas colaborativas –trabajar mano a mano con las infraestructuras y dispositivos elegidos, porque serán las herramientas indicadas para procesar la información crítica de tu negocio. No importa cómo de preparada estaba tu empresa antes de la crisis actual, de lo que podemos estar seguros es de que contar con una solución potente de gestión de la información será algo vital en cualquier contexto de trabajo en remoto.

Ahí es donde las soluciones en la nube pueden jugar un papel muy beneficioso para tu negocio. Necesitas tomarte el tiempo que haga falta para revisar el sistema con el que cuentas actualmente – especialmente si se trata de la primera solución que pudiste adquirir en un momento de emergencia – y buscar una alternativa que cumpla todas las necesidades de tu flujo de trabajo y de seguridad para la información de tu empresa.

También tendrás que impulsar programas de formación para ayudar a tu equipo a estar preparado para el futuro. Cuanto antes los integres, antes podrás ver el valor real de tu inversión.

3) Reducir la brecha entre el papel y lo digital –aunque hablar de una solución en la nube para implementar el trabajo en remoto es fácil, ¿qué pasa si tu empresa todavía se encuentra en los primeros estadios de la transformación digital y depende en gran medida del papel para distintos procesos? ¿Has sufrido en las dificultades que ha supuesto este confinamiento por no poder acceder a los archivos para comenzar flujos de trabajo digitales?

ECada negocio es diferente, por lo que no hay una única solución para todos, pero necesitas empezar a pensar en una estrategia que te lleve de donde estás ahora a donde quieres estar en unos plazos determinados. La clave es no entrar en pánico ni sentirse presionado por el tiempo. Lo cierto es que necesitarás encontrar un equilibrio entre la infraestructura heredada y la mezcla de procesos en papel y en digital con la que cuentas, para poder centrarte en realizar una transición suave y no caer en un trabajo de corta y pega.

4) Entrega – teniendo en cuenta que la información es el core de todo negocio, la capacidad para aprovechar de forma eficiente su flujo entre captación, transferencia y acceso será el claro reflejo de una organización exitosa. En un momento en el que la continuidad es clave, debes entender por qué combinar la tecnología adecuada, unas herramientas colaborativas y una gestión eficiente de los procesos documentales es tan importante para tu empresa.

GSi le facilitas a tus empleados un entorno robusto y fácil de utilizar, la mejora en la productividad y en el resultado final serán inigualables.