La seguridad de la información sigue siendo el centro de atención: en los medios de comunicación, en la conciencia pública y, lo que es más importante, en la forma en que las empresas gastan sus presupuestos de TI. Los datos y el acceso a ellos son un objetivo de gran valor para los delincuentes.

Pero los cambios en nuestra forma de trabajar están afectando radicalmente al panorama de la seguridad. Cada vez son más las organizaciones que utilizan un modelo de trabajo híbrido, que permite a los trabajadores desplazarse con flexibilidad entre ubicaciones, ya se trate de una oficina central o un espacio de cotrabajo, su escritorio en casa e incluso en cualquier parte, a medida que se mueven de un espacio de trabajo a otro.

Aunque esta nueva forma de trabajar ofrece muchas ventajas, el trabajo híbrido y remoto ha hecho que la gestión de la seguridad de la información resulte más compleja. Sin embargo, estos retos no son insuperables cuando se dispone de la tecnología y la asistencia adecuadas.

A continuación, analizamos cuatro preguntas frecuentes de las organizaciones que gestionan un entorno de trabajo híbrido y explicamos cómo Canon puede ayudar a responderlas.

Tanto si estás estableciendo un entorno de trabajo híbrido como si deseas optimizar uno existente, la seguridad debe ser lo primero. Pero es habitual que las organizaciones afronten estos objetivos por separado, invirtiendo primero en tecnología para permitir el trabajo híbrido y pasando luego a proteger el entorno de trabajo ampliado. Las organizaciones pueden ahorrar tiempo y, básicamente, evitar «pagar dos veces» si analizan detenidamente las capacidades de seguridad de las soluciones de trabajo híbrido antes de adoptarlas.

En Canon, la seguridad es lo primero en todo lo que hacemos, desde la protección integrada contra los riesgos cibernéticos en nuestro hardware y software hasta la forma en que aplicamos, implementamos y distribuimos las soluciones. De hecho, Quocirca reconoció a Canon como líder del sector en seguridad de impresión y documentos¹, lo que te da la tranquilidad de que cuando te asocies con Canon para optimizar tu configuración de trabajo híbrido, la seguridad de la información será el núcleo de la solución.

Es importante tener en cuenta cómo fluirá la información a través de los entornos de trabajo de la organización, tanto al crear documentos como al compartirlos, almacenarlos o eliminarlos, ya que cada uno de estos puntos representa una posible vulnerabilidad. Una de las ventajas de nuestro bagaje en gestión de documentos e información es que ofrecemos experiencia en todo el ciclo de vida de la información.

Nuestro ecosistema, que incluye hardware, software y servicios, está diseñado para que funcione de forma holística para proteger tu información en todas las fases, en cualquier momento e independientemente de dónde trabajes. Nuestros productos de hardware, junto con nuestras soluciones empresariales, ofrecen seguridad integrada mediante funciones como cifrado de datos, registro de actividades, acceso seguro a documentos en la nube y autenticación de usuarios para garantizar que solo el usuario previsto pueda imprimir o acceder a los documentos en el dispositivo.

Por otro lado, nuestras soluciones de gestión de documentos ayudan a respaldar los esfuerzos de tu organización proporcionando un repositorio y una plataforma de colaboración seguros para la información de tu empresa. Nuestras soluciones inteligentes pueden reconocer documentos comunes y aplicar políticas de seguridad automáticas para restringir el acceso, de modo que solo aquellos que necesitan ver determinada información pueden hacerlo.

En definitiva, la aplicación de políticas de seguridad no debería requerir que los equipos de TI estén presentes. Pero puede que a las organizaciones les preocupe cómo garantizar que los empleados remotos cumplan las prácticas recomendadas, sin generar una gran carga de trabajo para los equipos de TI y frustraciones para los empleados debido a la microgestión del comportamiento.

Todas las organizaciones se beneficiarán de la formación de sus empleados acerca de cómo mantener la seguridad de sus datos y las razones que explican las políticas vigentes. Sin embargo, una forma más formalizada y coherente de aplicar la seguridad debería ser una prioridad especialmente importante para cualquier empresa que opere en un entorno híbrido.

Nuestras soluciones de gestión de la información basadas en la nube, que incluyen Therefore Online y Cloud Workspace Collaboration – Automatización de procesos, ofrecen a los empleados una forma segura y estructurada de acceder, almacenar y compartir documentos. Al ser soluciones basadas en la nube, permiten a los empleados acceder a sus flujos de trabajo de documentos dondequiera que se encuentren. Pero la seguridad integrada y discreta proporciona reglas que impiden a los usuarios introducir nuevas vulnerabilidades de seguridad.

Por ejemplo, los controles de acceso impiden a los trabajadores abrir documentos confidenciales sin permiso, mientras que la automatización integrada en cada solución garantiza que los documentos se dirijan directamente al empleado adecuado en cada fase de un flujo de trabajo.

Gartner determinó que el uso de dispositivos personales y TI en la sombra sigue siendo habitual entre los trabajadores remotos, y más de la mitad de los empleados admite el uso de aplicaciones de colaboración o servicios web no aprobados por su empresa². Plantéate por qué se decantan por tecnologías no aprobadas. La respuesta suele ser una de dos razones.

En primer lugar, al trabajar fuera de la oficina, puede que en casa o fuera de ella con su propio dispositivo, un empleado puede utilizar las herramientas que emplea día a día, simplemente por costumbre y porque está familiarizado con su funcionamiento. Es posible que no sean conscientes de los riesgos que podrían introducir utilizando estas herramientas, por lo que la mejor estrategia para abordar este comportamiento es la educación y la formación.

En segundo lugar, un empleado puede recurrir a estas herramientas porque tiene problemas con las que le proporciona la empresa. Puede que sean lentas, complejas o que sea difícil acceder a ellas desde fuera de las paredes de la empresa.

El aprovisionamiento de herramientas es una cosa, pero la adopción depende de que estén optimizadas y sean fáciles de usar. En Canon, es algo que siempre tenemos en cuenta a la hora de diseñar nuestras soluciones. Cloud Workspace Collaboration – Automatización de procesos y Therefore Online permiten a los empleados interactuar fácilmente con sus documentos en tiempo real, dondequiera que estén, desde cualquier dispositivo aprobado y sin retrasos frustrantes. Pero, lo que es fundamental, también proporcionan una seguridad intrínseca e integral de los documentos. Junto con nuestros productos de hardware, garantizamos un bucle cerrado para mantener la seguridad en todo momento.

Sabemos que la seguridad de la información no es fácil en el mejor de los casos. Queremos permitir que las organizaciones adopten el modelo operativo que les convenga, sin preocuparse por poner en peligro la seguridad o la información.

Trabajar con un partner de confianza puede aliviar la presión de tu equipo y proporcionarte asistencia para evaluar los riesgos de seguridad de tu infraestructura de TI, lo que te ayudará a anticipar las vulnerabilidades y crear un ecosistema tecnológico que te proteja de ellas, independientemente de la ubicación de tu plantilla.