Nuestros cuatro consejos principales para una implementación impecable de la tecnología de gestión de la información

Decidir invertir en nueva tecnología para mejorar el flujo de información en toda la organización es una cosa. Implementar con éxito la infraestructura de TI con las mínimas interrupciones y mantener los costes bajos es otra muy diferente.

Es importante hacerlo bien, porque las desastrosas implementaciones tecnológicas ocupan los titulares, ya sea el sistema abandonado de registros de pacientes de NHS descrito como «el mayor fallo de TI jamás visto»¹ o el sistema de automatización de almacenes de Sainsbury’s, que más tarde se abandonó a un coste de 150 millones de libras² .

Nuestra nueva investigación encuestó a miles de responsables de la toma de decisiones de TI (ITDM) para comprender cómo evolucionan los procesos empresariales. Demostró que durante las implementaciones de nuevas tecnologías, la compatibilidad con la arquitectura existente fue elegida como el desafío número uno que experimentaron los ITDM.

Estos problemas pueden ser fatales para un nuevo proyecto tecnológico, en un momento en el que muchas empresas buscan madurar digitalmente. Incluso descubrimos que el 10 % de los encuestados se ha visto obligado a abandonar por completo una implementación en los últimos dos años.

En este artículo, describiremos cuatro áreas que los ITDM deben considerar al implementar nueva tecnología. Si estos elementos se realizan correctamente, las empresas podrán disfrutar de una implementación más fluida y gratificante, de modo que puedan empezar a disfrutar de las ventajas de sus nuevos sistemas.

Como parte de nuestra investigación para el informe, preguntamos a los ITDM sobre los retos a los que se enfrentaron la última vez que emprendieron una implementación tecnológica estratégica. La integración con su infraestructura de TI existente fue el problema más mencionado, con un 28 %.

Por eso, cuando los ITDM consideran una nueva inversión, la compatibilidad también se mostró como la consideración más importante durante el proceso de adquisición, incluso más allá de las capacidades de la propia tecnología.

Sin embargo, teniendo en cuenta el tiempo, el coste y los retos asociados a la implantación de soluciones completamente nuevas, nuestro consejo es abordar el proceso de adquisición de forma estratégica, dando prioridad a las tecnologías escalables que te permiten añadir más capacidades a medida que la empresa evoluciona sin necesidad de nuevas implementaciones importantes.

Preguntamos a los ITDM sobre el nivel de asistencia que tuvieron en su última gran implementación de tecnología. El 61 % afirmó que recurrió a un proveedor externo en cierta medida.

Es interesante que no todas las empresas adopten el mismo enfoque cuando buscan ayuda externa. El 34 % busca un nivel de asistencia básica que les proporcione la confianza necesaria para gestionar la tarea por sí mismos. El 35 % busca una asociación colaborativa en la que se comparta la responsabilidad del proyecto. Por último, el 30 % de los ITDM prefiere trabajar con un socio que asumirá la plena responsabilidad del proyecto de principio a fin.

Realmente depende de las necesidades y capacidades de la organización. Es más probable que las grandes empresas con más de 5000 empleados opten por la colaboración completa, lo que no sorprende dada la complejidad de la implementación de nuevas tecnologías en empresas de ese tamaño.

La conclusión clave es que no hay una única solución para todas las estrategias: cada empresa debe considerar dónde se encuentran sus propios puntos fuertes y débiles antes de contar con apoyo externo.

La elección correcta para ti depende de las prioridades de tu empresa.

Por ejemplo, nuestra investigación mostró que las empresas que gestionaron su última implementación de tecnología de forma interna informaron de los menores problemas de compatibilidad y retrasos, por lo que si la velocidad es tu máxima prioridad, esta podría ser la mejor opción. Sin embargo, esto conlleva un coste de asistencia menos continua, ya que una quinta parte consideró que había una falta de comunicación con los proveedores y una de cada siete tenía una falta de asistencia posventa.

Los ITDM que optaron por la plena colaboración con un tercero tuvieron una mayor probabilidad de no informar de ningún desafío (21 %). La elección de esta ruta también significó una mejor asistencia y comunicación posventa, y lo más importante es que solo el 5 % tuvo que abandonar el proyecto, casi la mitad que con las implementaciones internas. Un inconveniente que señalamos en nuestra investigación fue un ligero repunte de la tasa de problemas de funcionalidad.

Lo que está claro es que tratar de adoptar un enfoque mixto respecto a la asistencia, ya sea con un tercero siendo responsable inicialmente y luego llevando a cabo la implementación internamente, o viceversa, podría estar causando problemas. Más del 90 % de los ITDM que adoptó esta ruta informó sobre desafíos, y muchos más se vieron obligados a abandonar el proyecto. Este enfoque también dio lugar a un mayor índice de incidencias, como la falta de adecuación de la tecnología a su propósito o la baja adopción de nuevos sistemas por parte de los empleados.

Lo que resultará obvio para cualquier ITDM que haya afrontado estos desafíos es que no todos los socios son iguales.

Seleccionar el socio adecuado para una implementación de tecnología crucial no es una decisión fácil. Hay mucho en juego.

Un buen socio puede trabajar con los ITDM y diferentes líneas de negocio para mitigar algunos de los riesgos de compatibilidad y plazos asociados con proyectos grandes y complejos. Pero lo contrario también es cierto. Como hemos visto, los problemas de compatibilidad y los retrasos pueden verse agravados por la plena colaboración.

¿Qué significa esto? Es crucial que los ITDM trabajen con un socio con una amplia experiencia en integración de soluciones y conocimientos especializados sobre la tecnología que los ITDM están buscando adoptar. Los posibles socios deben ser capaces de reunir varias soluciones de forma ordenada, orquestando dichas soluciones para trabajar de forma coordinada.

Una implementación exitosa también requiere un conocimiento profundo de los procesos empresariales, especialmente cómo se procesan los documentos y la información en una organización, para eliminar cualquier fricción.

En última instancia, el mejor socio debe inspirar confianza para que los responsables de TI puedan comprometerse plenamente con un futuro automatizado, aprovechando las ventajas de una seguridad y conformidad mejoradas, una mayor productividad y una experiencia del cliente excepcional.

No hay correcciones instantáneas que faciliten la implementación de nuevas tecnologías. Por naturaleza, es un proceso desafiante, con problemas de compatibilidad que crean una preocupación siempre presente.

Sin embargo, las empresas que ya tienen una madurez digital, con una cultura empresarial que adopta nuevas tecnologías e ideas, están bien posicionadas para triunfar. Y si los ITDM planifican el futuro, incorporan la asistencia que necesitan y encuentran un socio capaz de proporcionar el apoyo adecuado, tendrán la mejor oportunidad posible de una implementación exitosa que genere beneficios en toda su organización durante años.

En Canon, contamos con más de 30 años de experiencia en ingeniería de procesos empresariales, además de implementar y organizar soluciones. Ya hemos ayudado a más de 2700 clientes de toda Europa a mejorar su gestión de la información. Además, nos especializamos en la hiperautomatización de flujos de trabajo y gestión de documentos digitales, por lo que, independientemente de dónde te encuentres en tu viaje de gestión de la información, estamos listos para ayudarte a pasar a la siguiente etapa.

Descarga nuestro informe ahora para obtener más información sobre los obstáculos comunes a los que se enfrentan las empresas durante las implementaciones tecnológicas y sobre cómo las organizaciones están aprovechando tecnologías como la automatización para mejorar la gestión de la información.