La forma en que trabajamos ha ido cambiando rápidamente. Las empresas que se basaban totalmente en la oficina hasta hace poco exploran cada vez más otras opciones para su plantilla.

Basándonos en las conversaciones mantenidas con nuestros clientes, hemos definido cuatro tipos comunes de espacios de trabajo que están utilizando las empresas de Europa, a menudo en combinación como configuración «híbrida». Son el «espacio corporativo» (una oficina central o una sucursal), el «espacio comunitario» (como un espacio de cotrabajo compartido), el «espacio doméstico» (que designa al trabajo desde casa) y el «espacio móvil» (trabajo en cualquier parte).

Pero adaptarse al trabajo híbrido no siempre es sencillo. Dado que los equipos trabajan desde distintas ubicaciones, es fundamental que las empresas cuenten con un plan sólido para que las operaciones empresariales sigan siendo seguras y eficaces.

En el siguiente artículo, detallamos cinco consejos que ayudarán a cualquier empresa que desee adoptar el trabajo híbrido a hacerlo bien desde el principio.

Las plataformas basadas en la nube proporcionan un entorno unificado para que los equipos trabajen juntos, compartan información y colaboren, independientemente de su ubicación. Al trasladar las cargas de trabajo, las plataformas y la infraestructura a la nube, puedes empezar a desvincular a tu plantilla de cualquier espacio de trabajo específico y, si no dispones de una infraestructura in situ que gestionar y mantener, en teoría tu empresa puede funcionar de forma totalmente virtual.

Una vez que tu organización haya adoptado las tecnologías de nube, también podrás aprovechar las aplicaciones diseñadas para facilitar el trabajo híbrido a los equipos. Por ejemplo, sabemos que para que los empleados trabajen de forma eficaz, necesitan poder acceder a los documentos que utilizan a diario e interactuar con ellos. Por eso hemos creado servicios como Cloud Workspace Collaboration – Automatización de procesos, que permite a las organizaciones acceder a sus flujos de trabajo de documentos completos y gestionarlos a través de la nube, lo que permite a los equipos seguir trabajando como de costumbre desde cualquier ubicación.

Tanto si ya estás en el camino para prepararte para la nube como si no lo has iniciado aún, podemos ayudarte a optimizar tus espacios de trabajo híbridos. Esto se debe a que en Canon proporcionamos nuestras soluciones de la forma que mejor se adapte a ti, ya sea de forma local, a través de la nube o una combinación de ambas.

¿Te has planteado cómo se adaptarán tus flujos de trabajo a un modelo de trabajo híbrido? Para empezar, traza un plan: ¿hasta qué punto dependen actualmente del cara a cara o de una ubicación? Para que tus flujos de trabajo resulten eficaces en un modelo híbrido, deben fluir independientemente de dónde se encuentren tus empleados, lo que supondrá migrar estos pasos a un proceso digital, respaldado por tecnología de flujos de trabajo.

La planificación e implementación de la tecnología de flujos de trabajo digital puede resultar compleja y costosa, lo que dificulta la adaptación al trabajo híbrido, especialmente para las pequeñas empresas con presupuestos ajustados. Pero con Cloud Workspace Collaboration – Automatización de procesos, hemos utilizado nuestra experiencia para preconfigurar flujos de trabajo empresariales comunes para ti, desde el procesamiento de facturas hasta la gestión de contratos, a los que se puede acceder directamente desde el hardware de Canon. De esta forma, los pasos de un flujo de trabajo digital de documentos, como las políticas de aprobación, uso compartido y retención, están preconfigurados, lo que te permite ahorrar tiempo y dinero en la configuración de los espacios de trabajo híbridos.

Trasladar a una plantilla fuera de las paredes de la empresa generará naturalmente nuevas vulnerabilidades de seguridad, especialmente cuando la información se comparta dentro y fuera de la organización. Es importante identificar cuáles son tus activos de información más valiosos y, luego, plantear preguntas como: ¿cómo interactuarán los equipos con ellos cuando trabajan desde otras ubicaciones? ¿Qué protecciones de seguridad se van a implementar para evitar infracciones accidentales o malintencionadas relativas a esta información? Como organización, es importante establecer reglas sólidas de prácticas recomendadas para evitar que los trabajadores introduzcan vulnerabilidades. Pero también necesitas una tecnología que ofrezca seguridad intrínseca para proteger a los empleados mientras realizan su trabajo diario. Por eso es esencial tomar nota y revisar la solidez de la seguridad que ofrecen las soluciones que estás considerando adoptar para el trabajo híbrido.

La seguridad fue nuestra prioridad al desarrollar el servicio Cloud Workspace Collaboration – Automatización de procesos. El servicio de gestión integral de la información no solo mejora la experiencia de los empleados en el trabajo híbrido, sino que también cuenta con seguridad integrada en todas las fases del ciclo de vida de un documento. Por ejemplo, las políticas de acceso a documentos se aplican automáticamente en el momento en que se escanea un documento, mientras que Microsoft Azure protege de forma segura la información almacenada en el repositorio central de documentos.

Nuestras soluciones y servicios de gestión de documentos también funcionan en combinación con nuestro hardware para proporcionar a tu empresa una protección sólida. Nuestros dispositivos están diseñados para ser seguros por diseño y ofrecen una amplia variedad de funciones y capacidades para mantener la seguridad de los documentos, desde el software McAfee Embedded Control integrado hasta la autenticación de usuarios.

La clave para establecer un modelo de trabajo híbrido de éxito es ver todas las ubicaciones de trabajo de forma holística. Cada espacio de trabajo no es una isla; los equipos seguirán necesitando trabajar juntos a distancia. Por lo tanto, no se trata solo de encontrar la tecnología que mejor se adapte a cada ubicación, sino aquella que funcione en conjunto. Ten en cuenta si has probado y comprobado las tecnologías que tienes previsto utilizar. ¿Están diseñadas para integrarse fácilmente? ¿O necesitarán una intervención de TI continua para que sigan funcionando juntas? La integración de soluciones es uno de los problemas más complejos a los que pueden enfrentarse los equipos de TI, por lo que es una consideración importante.

En Canon, diseñamos nuestro hardware y nuestras soluciones para que funcionen juntos, para acabar con los problemas de gestión de los espacios de trabajo híbridos para los equipos de TI. Nuestras soluciones de gestión de documentos e información trabajan en combinación con nuestros dispositivos para facilitar la integración y también para permitirte ampliar o ajustar las capacidades a medida que cambien tus necesidades.

Existe una enorme presión por seguir adaptándose a las cambiantes formas de trabajo, pero la velocidad no debe ir en detrimento de una buena planificación. Cuando los equipos están distribuidos, puede resultar abrumador intentar volver a planificar el funcionamiento de tu empresa para que sea segura, colaborativa y eficiente. En lugar de intentar hacerlo solo, Canon puede ser un partner experimentado que te ayudará a lo largo de tu recorrido, tanto con la transición al trabajo híbrido como con la optimización continua, creando un modelo diseñado para ofrecer un trabajo híbrido sostenible y basado en prácticas recomendadas.