Por qué la elección del hardware puede llevar tu transformación digital al éxito o al fracaso

La transformación digital, que ya era una iniciativa estratégica clave, ha ganado en importancia tras el coronavirus. El 59 %¹ de los responsables de la toma de decisiones de TI afirma que las presiones derivadas de la pandemia han acelerado sus esfuerzos de transformación digital. La «nueva normalidad» está teniendo un profundo efecto en cuáles serán tus requisitos de hardware en el futuro. Para asegurarte de no desperdiciar tus inversiones, debes plantearte cómo encaja tu tecnología de oficina en tu estrategia de transformación digital a largo plazo.

Aunque las estadísticas varían, una investigación² predice que para finales de 2021, entre el 25% y el 30% de la plantilla trabajará en casa varios días a la semana. El trabajo remoto no es un fenómeno nuevo provocado por la pandemia, sino una tendencia constante que ha ido cobrando impulso en la última década. Debido a que muchas marcas de alto nivel han anunciado su compromiso con un enfoque del trabajo más flexible e híbrido, podemos esperar que se produzca un descenso de la asistencia, pero la realidad es que el papel de la oficina simplemente cambiará. En vez del lugar por defecto para toda actividad laboral, pasará a ser una opción para tareas como la colaboración presencial y el uso de recursos especializados.

Las empresas y su plantilla tendrán ahora la libertad de preguntar: ¿Qué quiero conseguir y qué lugar de trabajo es el más adecuado para ello? La función del director de la empresa y del de TI será asegurarse de que la tecnología nunca entre en esa toma de decisiones, sino que actúe como un facilitador silencioso para cada entorno de trabajo. Para los directores de TI, se trata de una transición importante. Antes, las empresas priorizaban la inversión en tecnología in situ para la oficina, pero si el trabajo híbrido tiene el éxito previsto, todos los entornos de trabajo deberán tratarse ahora de la misma forma. El objetivo debe ser garantizar una experiencia de trabajo coherente, independientemente de la ubicación.

En este contexto, es fundamental invertir en la tecnología adecuada. El objetivo debe ser garantizar que los procesos habituales de la empresa, como las cuentas a pagar o los procesos de contratación, puedan seguir funcionando de forma eficaz a pesar de que más trabajadores opten por trabajar a distancia a tiempo parcial o completo. La digitalización será una parte importante de esta prueba remota, dado que los equipos no pueden trabajar juntos en documentos físicos con facilidad. Al transformar los documentos físicos en datos digitales, los empleados no solo los ponen a disposición de los miembros del equipo que trabajan desde casa, sino que también garantizan que pueden seguir trabajando en los documentos por sí solos incluso cuando vuelvan a casa, lo que permite un trabajo híbrido en solitario y en equipo eficaz.

Casi la mitad (49%) de los líderes empresariales considera que la digitalización de los procesos basados en papel es muy importante para las iniciativas de transformación empresarial³. Sin embargo, a pesar del énfasis en la transformación, el 65% de los responsables de la toma de decisiones de TI cree que el papel seguirá siendo importante para el espacio de trabajo en 2025⁴. Independientemente de los avances en tecnología digital, las predicciones anteriores de la pregonada «oficina sin papel» no han llegado a materializarse. De hecho, incluso en condiciones tan extremas como durante la pandemia, con un aumento de la digitalización, a menudo las empresas siguen sin poder sustituir los flujos de trabajo de papel por otros 100% digitales⁵. La realidad es que la mayoría de las empresas todavía necesitan documentos físicos en algún momento en los flujos de trabajo habituales, ya sea porque empiezan en papel o terminan en él.

¿Qué significa eso para la inversión? Significa que al menos en el futuro podremos prever que los directores de TI deberán invertir en tecnología que permita formas híbridas de trabajo que sean eficaces.

La compra del hardware adecuado es esencial para crear un ecosistema tecnológico que respalde el trabajo híbrido. Aunque puede resultar tentador realizar inversiones basadas en decisiones de compra anteriores o en el ahorro de costes, el mundo actual es fundamentalmente diferente al de hace 12 meses. El hardware de impresión y escaneo actual debe actuar como un centro de operaciones para los flujos de trabajo híbridos. Las opciones de conectividad y la funcionalidad de digitalización deben ser claves para cualquier decisión de compra futura.

La cartera de Canon se ha diseñado específicamente teniendo en cuenta la eficiencia del trabajo híbrido. Nuestros dispositivos multifunción inteligentes (MFD) se han desarrollado con la última tecnología de procesamiento y captura de documentos integrando conectividad avanzada con aplicaciones habituales de flujos de trabajo y almacenamiento en la nube.

Nuestros MFD, como la recién lanzada serie imageRUNNER ADVANCE DX C5800, no solo ofrecen funciones de impresión de vanguardia, sino también tecnología de escaneo inteligente para respaldar la transformación digital. Los trabajadores pueden transformar fácilmente documentos impresos en información digital que se puede enviar directamente a aplicaciones como OneDrive* o Dropbox*, o bien integrar en flujos de trabajo de la empresa como Concur de SAP*. Esta conectividad mejorada garantiza que la información esté disponible para los compañeros independientemente de su ubicación, lo que permite trabajar de forma más eficaz desde cualquier lugar.

Como director de TI, es probable que 2020 haya tenido un impacto importante en tu estrategia de TI y en tus prioridades de inversión. Aunque la prioridad inmediata será «hacer que funcione» a corto plazo, las empresas deberían pensar de forma práctica en el trabajo híbrido a largo plazo. ¿Cómo funcionarán eficazmente los flujos de trabajo en varias ubicaciones? ¿Qué elementos de estos procesos se pueden digitalizar fácilmente? ¿Y dónde sigue siendo crucial la impresión? Para optimizar el trabajo, incluso al realizar la transición entre impresión y digital, los administradores de TI deben optar por invertir en MFD de próxima generación que ofrezcan no solo funciones de impresión diarias, sino también las funciones de conectividad, digitalización y habilitación de flujos de trabajo que pueden ofrecer los MFD actuales.

Descubre cómo responden nuestros MFD más recientes a tus deseos en cuanto a transformación digital