Business

Una nueva perspectiva de la productividad, la seguridad y la eficiencia basada en la nube para los empleados de oficina de hoy en día

Canon Camera

Soluciones en la nube para el panorama actual de la impresión

La llegada del trabajo híbrido ha impulsado una revolución silenciosa en muchas empresas. Ahora, los empleados suelen trabajar desde varias ubicaciones, como la oficina, el hogar, los espacios de co-working o incluso mientras viajan mediante el uso de dispositivos móviles.

Junto con la adopción casi universal de las soluciones en la nube y el creciente uso de la digitalización y la automatización, los empleados ahora cuentan con oportunidades sin precedentes para procesar los documentos de la forma que más les convenga.

La capacidad de imprimir en diferentes dispositivos desde distintas ubicaciones y escanear documentos confidenciales de forma segura es fundamental para que los procesos empresariales sean eficaces, ya que permite archivar, buscar y recuperar documentos de forma eficaz sin poner en peligro la seguridad de la información.

Como líder del mercado en gestión e impresión de documentos, reconocemos que los comportamientos comunes de impresión y escaneo en el lugar de trabajo que muestran los trabajadores de oficina no siempre permiten aprovechar al máximo las soluciones en la nube de las que disponen sus empresas ni hacer uso de todas las capacidades de sus dispositivos de impresión y escaneo. Esto significa que las inversiones que las empresas han realizado en tecnología en la nube no se están maximizando.

Con unos cambios sencillos en la forma en que los usuarios imprimen y escanean, las empresas pueden aumentar la productividad al ahorrar tiempo en tareas laboriosas y repetitivas, a la vez que mejoran la seguridad de la información y los documentos. Mejorar la eficiencia de la empresa también puede contribuir de cara a los objetivos de sostenibilidad.

Obstáculos en el proceso de impresión y cómo puede ayudar la tecnología en la nube

¿Reconoces alguno de estos retos?

  • Tienes que desplazarte a la oficina con regularidad para imprimir documentos o entregar formularios importantes para su procesamiento.
  • Tienes que enviar documentos a tu dirección de correo electrónico para posteriormente compartirlos con tus compañeros como archivos adjuntos, o comparten documentos contigo de la misma manera.
  • Tienes que almacenar documentos potencialmente confidenciales, como currículums o contratos, en tu ordenador.
  • Te cuesta encontrar un documento, recordar cómo lo llamaste o dónde lo almacenaste.
  • Escaneas pilas de documentos con la función de escaneo normal de la impresora multifunción de tu oficina y, una vez escaneados, tienes que separarlos y asignarles un nombre manualmente en tu escritorio.
Estas prácticas son habituales para muchas personas en empresas de todos los tamaños, pero tienen sus desventajas. Por ejemplo, en 2023, de los 19 millones de escaneos realizados desde dispositivos multifunción de Canon en EMEA, el 88 % se enviaron a correos electrónicos, pero cerca del 100 % de las empresas ya han invertido en Microsoft 365 o Google Workspace, soluciones en la nube que habrían proporcionado importantes beneficios. Entonces, ¿cómo pueden las empresas aprovechar el verdadero potencial de sus actuales soluciones en la nube para que el escaneo a la nube sea tan sencillo como el escaneo al correo electrónico y para que la búsqueda y el uso compartido de documentos sea sencillo y directo?

How cloud solutions can help you meet the needs of your evolving workplace – Canon UK

Descubre las soluciones de conectividad en la nube de Canon

El escaneo a la nube mejora al instante la gestión de documentos, ya que estos se cargan automáticamente en una ubicación de almacenamiento central en la nube. Esto, a su vez, facilita la búsqueda, el acceso y la recuperación de información, lo que mejora la colaboración, ya que los equipos pueden acceder y compartir fácilmente documentos escaneados, independientemente del lugar desde el que trabajen.

Los informes adicionales muestran que los empleados pueden perder hasta dos horas al día buscando información, y más del 76 % afirma conservar copias locales de sus documentos, frenando así la colaboración.

Dado que la digitalización reduce el uso de papel, también ayuda a las empresas a ser más sostenibles, a la vez que se ahorra en papel, impresión y almacenamiento físico.

Por último, almacenar documentos confidenciales localmente y compartirlos por correo electrónico puede tener consecuencias potencialmente catastróficas para una empresa si la seguridad se ve comprometida, ya que hay varias copias no gestionadas de los documentos dispersas en varios dispositivos y ubicaciones diferentes.

Para hacer frente a estos problemas, nuestros galardonados dispositivos multifunción compatibles con la nube de Canon y las soluciones de conectividad en la nube líderes del mercado ofrecen una integración perfecta con todas las soluciones de almacenamiento en la nube más populares que se utilizan actualmente en las empresas, como OneDrive for Business, SharePoint y Teams de Microsoft, Google Workspace y Dropbox.

Trabaja de forma más inteligente, no más intensa, con las soluciones de conectividad en la nube de Canon

Las soluciones de conectividad en la nube de Canon satisfacen una amplia gama de necesidades en el lugar de trabajo, ya que permiten adoptar comportamientos de impresión y escaneo más productivos, desde usuarios individuales hasta grandes empresas:

  • Canon Cloud Connector
  • Una solución básica para empresas más pequeñas que permite la impresión y el escaneo en la nube con recursos de TI mínimos.
  • uniFLOW Essentials
  • Para clientes que necesitan una impresión segura, así como funciones adicionales de gestión de documentos, como contabilidad, gestión centralizada de dispositivos y gestión de usuarios.
  • uniFLOW Online
  • Una solución escalable de impresión y escaneo basada en la nube que ofrece un trabajo híbrido perfecto, una mayor variedad de dispositivos y compatibilidad con varios proveedores. También ofrece opciones de escaneo avanzadas, como el escaneo por lotes de varios documentos y el archivado y la indexación de documentos en función de los datos que contienen listos para su posterior procesamiento. En definitiva, no existe una solución de conectividad en la nube universal. Depende de las necesidades individuales de tu empresa. ¿Qué flujos de trabajo tienes? ¿Cuál es el tamaño de tu empresa? ¿Cuáles son tus planes de trabajo híbrido? No importa si se trata de dispositivos, soluciones o servicios de impresión y escaneo compatibles con la nube, la cartera de Digital Transformation Services de Canon puede ayudarte a aprovechar al máximo tus inversiones actuales, incluida tu solución de almacenamiento en la nube preferida, para aumentar la productividad y reforzar la seguridad de la información en toda tu empresa.

¿Tienes alguna pregunta?

¿Quieres obtener más información sobre las soluciones de conectividad en la nube? Habla ahora con uno de nuestros especialistas en soluciones de conectividad en la nube.