Tradicionalmente, la frase «trabajadores de oficina» ha sido sinónimo no solo del lugar en el que trabajaban las personas, sino también del tipo de trabajo que desempeñan: basado en información y, durante las últimas dos décadas, realizado en ordenadores.

En los últimos años, el concepto de trabajo de oficina ha vuelto a evolucionar. En lugar de que estén atados a una ubicación, las organizaciones permiten cada vez más a los empleados trabajar en cualquier lugar, siempre que sigan siendo productivos.

Muchos de nuestros clientes están avanzando hacia este modelo de trabajo híbrido a largo plazo, que combina varios tipos de espacios de trabajo: ya se trate de un centro empresarial central o satélite, los hogares de los empleados, espacios de cotrabajo, un vagón de tren o la sala de espera de un aeropuerto durante los viajes.

Con la proliferación cada vez mayor del trabajo híbrido, la pregunta que se hacen los líderes de TI está cambiando de cómo permitir el trabajo fuera de la oficina a cómo optimizarlo para que sea lo más productivo posible.

A continuación, analizamos cuatro preguntas frecuentes de las organizaciones que buscan mantener y acelerar la productividad en un entorno de trabajo híbrido y explicamos cómo Canon puede ayudar a responderlas.

Es habitual que las empresas dependan de documentos en papel. Esto no implica que sea imposible pasar a un modelo de trabajo híbrido, pero puede hacer que sea más complejo.

El cambio a un modelo solo digital no es necesario de inmediato, pero es crucial optimizar la dependencia de la impresión con el tiempo. Esto no solo facilitará el trabajo de tus equipos desde otras ubicaciones, sino que también reducirá los costes, tanto financieros como medioambientales.

En Canon, tenemos experiencia en la gestión e integración de flujos de trabajo de documentos complejos que combinan procesos digitales y en papel. Somos conscientes de que la mayoría de las organizaciones se encuentran en un viaje hacia la digitalización, y podemos ayudarte con ello. Independientemente del equilibrio exclusivo de tu organización, podemos proporcionar asistencia personalizada para la adaptación a un modelo híbrido.

Aunque puede que siga siendo necesario contar con un determinado número de empleados en una ubicación central en momentos específicos, ningún empleado debe verse limitado por su necesidad de imprimir o escanear.

En Canon, ofrecemos hardware diseñado para todo tipo de espacios de trabajo, incluidos dispositivos de escritorio para trabajar en casa y potentes dispositivos multifunción diseñados para oficinas con gran carga de trabajo. Nuestros dispositivos incluyen conectividad integrada que permite a los equipos acceder a los documentos que necesitan, incluso si no están físicamente en la oficina.

Por ejemplo, con la serie imageRUNNER ADVANCE DX C5800, los documentos se pueden escanear directamente a destinos de almacenamiento en la nube como OneDrive y Dropbox, o a aplicaciones de flujos de trabajo existentes. También se pueden almacenar automáticamente o categorizar mediante software de aprendizaje automático, lo que facilita a los equipos el intercambio de documentos en papel y la continuación de los flujos de trabajo en todas las ubicaciones, al tiempo que se reducen los errores manuales.

Gracias a la compatibilidad con aplicaciones móviles como PRINT Business y uniFLOW Online Print & Scan de Canon, los empleados pueden incluso enviar documentos para imprimirlos o recibir documentos digitalizados en su móvil mientras se desplazan, lo que garantiza que pueden seguir trabajando de forma eficiente, dondequiera que se encuentren.

Combinamos nuestro hardware con un amplio paquete de software diseñado para funcionar a la perfección con nuestros dispositivos. Soluciones como Cloud Workspace Collaboration – Automatización de procesos proporcionan el servicio de colaboración y gestión de documentos perfecto para una empresa híbrida. Se trata de una plataforma basada en la nube «independiente de la ubicación» que permite a los empleados localizar, acceder de forma segura y procesar documentos al instante y desde cualquier lugar.

En primer lugar, ten en cuenta qué puntos débiles se introducirán en tus flujos de trabajo si se realizan fuera de las instalaciones. La automatización de procesos es una herramienta muy útil para asumir o aumentar tareas repetitivas y estructuradas. Si la ponemos en el contexto de una plantilla híbrida, debe centrarse en automatizar las tareas repetitivas que los equipos tienen que gestionar normalmente en persona.

Canon cuenta con una amplia experiencia ayudando a las organizaciones a gestionar estos procesos. Nuestras tecnologías ayudan a aliviar la carga a los empleados, de modo que los flujos de trabajo puedan progresar de forma eficiente mientras dedican su tiempo a tareas más valiosas.

Nuestro servicio Cloud Workspace Collaboration – Automatización de procesos proporciona flujos de trabajo preconfigurados y automatizados para aplicaciones empresariales comunes, como la gestión de contratos y el procesamiento de facturas. Las empresas que compran nuestros dispositivos pueden activar al instante flujos de trabajo digitales directamente desde ellos, lo que ayuda a mantener un progreso eficiente de la empresa en todas las ubicaciones.

La gestión de TI en un entorno de trabajo híbrido no es sencilla; hay muchos aspectos que hay que tener en cuenta, desde garantizar que los equipos puedan acceder a sus datos y documentos hasta evitar nuevas vulnerabilidades de seguridad.

Para que el trabajo híbrido sea lo más eficaz posible, es importante tener una visión holística de tu infraestructura de TI. Aunque tu organización opere desde varias ubicaciones, estas no son independientes entre sí. Tus equipos necesitan comunicarse y conectarse entre ellas sin problemas. La adopción de un enfoque fragmentado de TI que reúna improvisadamente las herramientas y soluciones puede provocar flujos de trabajo incoherentes y problemas de integración, lo que se traduce en mayores retrasos y complejidades.

Con esto en mente, no se trata solo de proporcionar tecnología, sino de que esta funcione perfectamente en conjunto y en todas las ubicaciones. Es algo que hemos integrado en el centro de nuestros servicios de transformación digital: un ecosistema de hardware, software y servicios diseñado para permitir un trabajo eficaz desde cualquier lugar. Estas tecnologías probadas y comprobadas están diseñadas para funcionar en conjunto, lo que reduce las complicaciones y el tiempo de inactividad de los trabajadores y del equipo de TI.

También sabemos que la gestión de una flota de dispositivos supone un quebradero de cabeza en el mejor de los casos, pero puede resultar especialmente difícil cuando los dispositivos no están ni siquiera en las instalaciones de la empresa. uniFLOW Online, nuestro software basado en la nube, ofrece una única plataforma para conectar todas las ubicaciones de trabajo. A través de esta plataforma, puedes gestionar de forma centralizada tu flota, independientemente de dónde se encuentren los dispositivos, desde los permisos de seguridad de los usuarios hasta la supervisión del uso de la impresión, todo ello sin importar el lugar desde el que esté trabajando.

La productividad está estrechamente vinculada a los resultados de una organización y, por lo tanto, ocupa un lugar destacado en la lista de prioridades de todos los líderes. A muchas organizaciones les preocupará el impacto que la alteración de su modelo operativo tradicional tendrá en los niveles de productividad de los empleados.

Sin embargo, con el partner correcto y el ecosistema adecuado, el trabajo híbrido no solo te permite seguir con los «negocios con normalidad». Es más, te ofrece la oportunidad de replantear y optimizar los flujos de trabajo existentes para acelerar la productividad.

Por otro lado, invertir en la base adecuada de tecnologías no solo te ayuda a mejorar el trabajo híbrido aquí y ahora. Es importante que veas el futuro de tu organización como una oportunidad para la optimización continua. Esta base ayuda a los equipos de TI a preparar tu organización para el cambio, facilitando así la evolución y optimización en el futuro.